Relatie beheer

Alle relaties

Via de knop Relaties in het hoofdmenu komt u in een soort verzamelbak waar u alle ingevoerde relaties terug kunt vinden. Alle verkopers, verhuurders,kopers, huurders, notarissen, etc. die u reeds heeft ingevoerd en gekoppeld heeft bij uw objecten komen ook hier in te staan. U kunt hier ook via het groene plus icoon linksboven een nieuwe relatie toevoegen. Deze kunt u later weer koppelen bij een object, of bijvoorbeeld gebruiken
met uw correspondentie.

Relatie toevoegen

Klik linksboven op het groene plus icoon om een relatie toe te voegen. U komt nu in het scherm Toevoegen relatie. Het eerste veld wat u tegenkomt is het veld Snelinvoer. Hierover later meer. Het tweede veld is Groepnaam. Hier kunt u aangeven wat voor soort relatie u aan het invoeren bent. U kunt hier ook meerdere keuzes maken door deze simpelweg aan te klikken in het veld. Onderaan vindt u alle verwachte velden terug die u kunt invullen.

De velden Aanhef en Briefhoofd worden automatisch gevuld zodra u de relatie opslaat. U kunt eventueel op het bliksem icoontje klikken om te kijken wat het systeem wilt gaan invullen. Als u daarna een handmatige aanpassing in de velden maakt wordt dit later niet overschreven. M.a.w. als het systeem bij ‘Aanhef‘ ‘Geachte heer Jansen‘ invult, en u hier zelf ‘Beste Bert‘ van maakt dan wordt uw ingevoerde aanhef gebruikt.

U vindt het bliksem icoontje ook terug bij Postcode. U kunt de Postcode en Huisnr invullen en op dit knopje drukken. De straat- en plaatsnaam wordt dan automatisch ingevuld. Onderaan kunt u ook de burgerlijke staat invullen.

Dit veld bepaald mede de aanhef en de briefhoofd van de relatie. We verdelen de gegevens die u in kunt vullen met tabbladen (deze ziet u aan de bovenkant staan). Onder het tabblad Relatie partner kunt u de gegevens van de partner invullen.

Onder het tabblad Details staan nog wat extra velden die u desgewenst kunt gebruiken. Op het tabblad Instellingen kunt u de relatie archiveren. Deze wordt dan niet verwijderd maar krijgt wel de status ge-archiveert mee. Onderaan kunt u nog aangeven of deze relatie een nieuwsbrief, verjaardagsmail of kerstkaart moet ontvangen.

Klik op Bewaar om een relatie op te slaan.

Snelinvoer

Het snelinvoer veld kunt u gebruiken om sneller een relatie in te voeren. Bovenaan ziet u welke velden u invult, via een + vult u het volgende veld in. U kunt dus in één regel doortypen. Stel dat u een verkoper, De heer Roos in wilt vullen met zijn telefoonnummer, zijn mobiel, e-mail, etcetera, dan typt u het volgende in (zonder aanhalingstekens): verkoper+Dhr.+Roos+033-4556165+0612312312+ info@goesenroos.nl+1234AA+12+

Nu wordt het eerste tabblad ingevoerd met de gegevens die u heeft ingetypt. Op deze manier kunt u snel en eenvoudig het eerste tabblad invullen. Uiteraard kunt u vervolgens zelf nog aanvullingen doen. Indien u een veld wilt overslaan bij het snel invoeren typt u simpelweg nog een +. Stel dat u het adres van De heer Roos niet in wilt vullen dan typt u het volgende in: verkoper+Dhr.+Roos+033-4556165+0612312312+info@goesenroos.nl+++

Op deze manier wordt de postcode en het huisnummer niet ingevuld.

Zoeken

U kunt in het overzicht van de relaties op verschillende velden zoeken. U kunt direct
op groepnaam, achternaam, straatnaam of e-mailadres zoeken. Gebruik de vergrootglas
icoontjes om uitgebreider te zoeken. Links bovenaan vindt u de knop ‘Zoeken‘ terug waar u nog uitgebreider kunt zoeken naar relaties.

Relatiegroepen

Via relatiegroepen geeft u aan wat voor soort relatie het betreft. Deze keuze kunt u maken bij het invoeren of wijzigen van een relatie. Een relatie kan in meerdere relatiegroepen voorkomen.

Relatie(s) uitprinten

Het is mogelijk om alle relaties, of een selectie uit te printen. Om dit te doen selecteert u eventueel de relaties die u wilt afdrukken (indien u geen selectie maakt worden alle relaties uitgeprint). Vervolgens klikt u bovenaan op de print knop.